RANCANG BANGUN SISTEM ARSIP SURAT BERBASIS WEBSITE DI KECAMATAN TANJUNGMEDAR MENGGUNAKAN METODE EXTREME PROGRAMMING

Abstract

Kemajuan teknologi informasi telah mendorong perkembangan sistem informasi yang signifikan, yang digunakan untuk pengarsipan surat untuk menyimpan, mengelola, dan mengorganisasikan data dengan lebih efisien dibandingkan metode manual. Kantor Urusan Agama (KUA) merupakan unit pelaksana teknis Kementerian Agama yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat, termasuk pengarsipan surat. Namun, pengarsipan surat di KUA Tanjungmedar masih dilakukan secara konvensional menggunakan buku besar dan penyimpanan fisik, yang menyebabkan proses pencarian arsip menjadi lambat dan rentan terhadap kerusakan. Penelitian ini bertujuan untuk mendigitalisasikan proses pengarsipan surat dengan membuat situs web yang memudahkan pencarian, penyimpanan, keamanan, dan pengelolaan surat. Metode Personal Extreme Programming yang fleksibel digunakan dalam pembuatan sistem ini, memungkinkan pengujian dan pengawasan berkelanjutan. Penelitian ini mengidentifikasi beberapa masalah utama dalam pengelolaan surat di KUA, termasuk proses pencarian arsip yang lama, keharusan kehadiran kepala KUA untuk menyusun surat, dan tidak adanya sistem pengarsipan digital. Solusi yang disarankan adalah pembangunan sistem pengelolaan surat digital yang lebih efisien. Sistem ini dikembangkan melalui tahapan perencanaan, perancangan, pengkodean, dan pengujian. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem ini telah memenuhi syarat fungsional dan dapat menghasilkan keluaran yang diharapkan. Diharapkan dengan penerapan sistem ini, administrasi surat masuk dan keluar di KUA Tanjungmedar akan menjadi lebih mudah, pencarian arsip lebih cepat, serta operasional lebih efisien dan aman.